NGO 活動做完之後，資料應該去哪裡
NGO 活動管理系統多數做到簽到同證書就停。真正令下一份報告好寫的，是活動之後嗰半段——而嗰半段通常冇人負責。
點解活動做完之後，資料就散晒？
市面上做 NGO 活動管理的系統唔少，功能都做得幾齊：報名表、收費、QR Code 簽到、出席紀錄、證書。共通點係——佢哋處理嘅係活動之前同活動當日。
活動之後嗰半段，冇乜人管。相片喺同事部電話；出席人數喺一個 Excel；家長讚咗嗰句喺 WhatsApp 群組；成效問卷喺 Google Form。三個月之後要寫資助報告，就要逐個人問返。
問題唔係當時冇記錄，而係記錄咗，但唔喺下次會搵嘅位置。
一場活動之後，實際上有幾多樣嘢要歸位？
- 參加者資料：出席名單、聯絡方法、是否新面孔。應該回到聯絡人資料庫，而不是留在報名表。
- 影像素材：相片、短片。應該回到素材庫，附活動名稱與日期，並記錄有沒有肖像使用同意。
- 成效數字：人數、時數、服務對象類別、問卷結果。應該回到資助報告要用的位置。
- 質性材料：參加者的一句話、同工觀察、突發狀況。這一類最容易冇咗，但寫計劃書時最有用。
四類之中，最常被忽略的是第四類。數字證明做過，質性材料先講到做出咗咩分別——而資助方問的通常是後者。
應該幾時做？
我們的建議是：活動完結後嗰一個星期內，唔係年尾。原因唔係紀律，而是記憶。哪一位參加者第一次來、哪一句說話值得記下、哪一張相最能說明現場——一個星期之後仲記得，三個月之後淨返數字。
實際做法是把「歸位」變成活動流程的最後一格，同場地退租、器材歸還放在同一張清單上。做完先算完。
為甚麼做咗素材庫，同事仍然喺 WhatsApp 傳相？
我們試過替一間機構做好素材庫，結構、標籤、搜尋都做齊。上線之後，同事照舊喺 WhatsApp 傳相。
原因唔係唔肯用。活動當日大家喺現場，手機影完就順手傳落群組，因為群組就喺手邊，素材庫要開電腦。要令素材庫用得起，唔係培訓多幾次，而是改個交相流程——由手機直接上載，同群組一樣快。
改完之後先用得起。呢件事教返我哋一樣嘢：如果新做法比舊做法慢，再好嘅系統都會輸。
歸位之後，同資助報告點接？
四類資料如果各自放喺一個地方，寫報告嗰陣仲係要重新拼。真正慳到時間，係活動同資助係同一套系統入面兩張互相連住嘅表：一場活動屬於哪一個資助計劃，一開始就標好。
到交報告嗰陣，篩選一次就見到該計劃底下所有活動的人數、時數同素材。這一步同基金申請系統是同一套東西的兩半——分開做，資料就要輸入兩次。
下星期就做得到嘅一步
揀最近做完嘅一場活動，試一次完整歸位：參加者、相片、數字、一句參加者講過嘅說話，各自放去一個固定位置。做一次就會知道，機構而家真正缺嘅係邊一格。
常見問題
相片要收集肖像同意嗎？
涉及可辨識人像，尤其是兒童或服務使用者，應該在活動前取得同意，並記錄同意的範圍——只限機構內部、可用於年報、還是可用於社交媒體。素材庫的欄位建議直接把這一項做成必填，否則事後查會很麻煩。
已經有活動報名系統，仲需要做呢一步嗎？
需要，因為多數報名系統處理的是報名到簽到那一段。活動之後產生的相片、質性材料與成效數字，通常不在系統裡。兩者不衝突——把報名系統的出席紀錄接回同一個聯絡人資料庫就可以。
同工唔記得做點算？
把歸位放進活動流程的最後一格，跟場地退租、器材歸還同一張清單。靠記性一定會漏；放進既有流程反而不用另外提醒。
- 做法與流程為 AE Platform 實際交付內容，未公開任何機構名稱或真實資料。
- 肖像及個人資料的處理，可參考個人資料私隱專員公署《人工智能（AI）：個人資料保障模範框架》及《個人資料（私隱）條例》相關指引。
想知道機構現時四類資料分別散喺邊，可以把現況告訴我們，我們會直接說哪一格最值得先做。
