NGO 找資助怎樣做成一個系統
找資助、看死線、寫計劃書，是機構每年最花時間、又最關乎生存的一段。這一段可以做成系統，但有一部分不應該交給系統。
機構的資助工作現在是怎樣運作的？
機構的資助工作通常是這樣運作的：有同事在群組貼一個連結說「這個好像可以申請」，另一位同事去看指引，發現截止日在下個月，於是翻出上一份計劃書改一改。過往活動的參與人數、見證、相片，要逐個人問、逐個檔案夾找。
問題不是不夠勤力。問題是同一批資料每年重新找一次，而找的過程沒有留下任何東西。
哪些部分可以系統化，哪些不可以？
我們把這件事分成兩部分：重複的部分與需要判斷的部分。
重複的部分包括：搜尋機會、記錄死線、整理機構背景、抽取過往數據、追蹤申請狀態、記住批核後的報告日期。這些每次做法一樣，可以系統化。
需要判斷的部分包括：申請哪一個、承諾甚麼、服務對象是誰、怎樣描述機構的定位。這些不應該交給系統，因為承諾寫出去之後是要兌現的。
資助系統包括哪五個部分？
五個部分，逐項說明
- 資助機會監察庫：政府、慈善基金、企業 CSR 及國際基金按類別、金額與截止日期排列。每月固定掃描一次，新機會錄入時評分——是否符合機構方向、所需工作量。
- 成果素材庫：過往活動的參與人數、見證、相片、財務數據整理好。寫計劃書時直接抽取，不用每次由零開始。
- 申請計劃書：結構與重複段落建立範本，由 AI 按資助主題起草初稿，同工按機構實況修改定稿。
- 申請進度追蹤：構思中／草擬中／已提交／已批核／已拒絕，每項標明負責人與下一步。
- 報告與跟進：批核之後自動建立里程碑——首期撥款日、中期報告日、續約截止日。
一個新基金出現時，系統做甚麼？
假設某月出現一個新基金，主題與機構其中一條服務線相符。系統做的是：識別出主題相符、抽取過往相關活動的參與人數與見證、生成計劃書初稿。同工做的是：判斷這個是否應該申請、初稿哪裡不準確、承諾的服務量是否做得到。
省下的是找資料與打字的時間，保留的是判斷。
為甚麼要連著活動一起做？
資助不是獨立的一件事。一場活動做完，參加者資料應該回到聯絡人、相片應該回到素材庫、成效數字應該回到資助報告。如果這三個地方是分開的系統，資料就要輸入三次；如果是同一套，輸入一次就夠。
這就是為甚麼我們通常不會只做資助那一格，而是把行政、活動、資助、宣傳一併處理。機構案例寫了這件事逐個階段是怎樣做的。
兩條我們自己守的線
第一，不會承諾成效。系統可以令申請做得快一點、資料齊一點，但獲批與否由資助方決定，我們不會寫「提高中標率」這類說法。第二，服務對象的個人資料不會放進未經評估的工具。哪些資料可以進入系統、由誰存取，會在開始之前一併訂明。
還有一點值得提醒：AI 起草的計劃書，如果同工沒有真正讀過就提交，風險在於裡面可能有機構做不到的承諾。起草是為了省時間，不是為了省閱讀。
現在可以先做甚麼？
如果機構正在為下一輪申請做準備，可以先做一件成本最低的事：把過去兩年做過的活動，把參與人數、見證與相片集中放在一個地方。這一步本身就會令下一份計劃書快很多。
- 系統組成及流程為 AE Platform 實際交付內容，未公開任何機構名稱或真實資料庫內容。
想知道機構現時的資料可以怎樣整理，可以把現況告訴我們，我們會直接說哪一步最值得先做。
