Notion 講一句話，就建到一個資料庫
你從來都不需要「懂得建」資料庫。真正要學的是怎樣講一句完整的指令——而它只有三部分。
以前要怎樣做？
開一個表、逐欄設定、逐個選項加，加完還要想用哪一種檢視。不懂就上網找教學，看完也未必敢動手。
所以很多人一直以為：「資料庫這種東西，我是學不會的。」
真相是——你從來都不需要「懂得建」。
現在怎樣做？
對著 Notion 說一句：
「幫我建一個客戶管理資料庫，要有公司名、聯絡人、電話、上次跟進日期、跟進狀態；狀態分『傾緊』『報咗價』『成交』『暫停』。」
不用十秒。整個表就建好了——欄位齊全、選項齊全，連顏色都配好。
每次示範到這一步，整間房都會靜一兩秒，然後有人細聲問：「吓，這樣就行？」
一句好指令有甚麼元素？
對照上面那一句，它其實有三部分：
- 用來做甚麼：「客戶管理資料庫」——一句講清楚用途，它就知道要哪些欄位。
- 要有哪些欄位：公司名、聯絡人、電話、日期、狀態。不用全部列出，列你一定要的那幾個。
- 選項有哪幾個：狀態分四個。這一項最多人漏，漏了就要自己逐個加。
三部分之中，第三部分回報最高。因為欄位它猜得到，但貴機構的流程分多少個階段，它猜不到。
機構最常用的那三個
不用一次想齊要建甚麼。我們見過絕大部分機構，開頭都是這三個：
- 聯絡人／客戶：是誰、負責人是誰、上次甚麼時候談過、現在去到哪一步。
- 任務：做甚麼、誰做、甚麼時候做完、做到哪一步。
- 會議紀錄：甚麼時候開、談了甚麼、要跟進甚麼。
三個之中選一個開始就可以。通常選你最近一次「找不回東西」的那個範疇。
建好了不合用怎麼辦？
改就可以，不用拆掉重建。「幫我加多一欄『來源』，選項有『轉介』『網上查詢』『活動認識』。」
這才是最大的分別：以前設定錯了要重做，很多人索性不改，那個表就越用越不合用。現在改一欄的成本接近零，所以表可以跟著你的實際做法一起變。
今天可以試的一件事
回想你最近一次「找東西找了很久」——找一張單、找一個客談到哪一步、找一份文件。
然後用上面那個格式講一句，建一個表出來。建好之後不必立刻用得完美，先有一個位置放東西。
常見問題
起完之後，舊資料點入返去？
兩個做法：資料少就直接打，或者叫它幫你把一段文字拆成一行行。資料多而且已經在 Excel／Google Sheets，就用匯入 CSV。匯入之後記得檢查日期與選項欄位，這兩類最常變成純文字。
免費版起唔起到資料庫？
起得到。免費版的限制在於 AI 用量與團隊協作，不在於資料庫本身。個人或兩三個人的小團隊，免費版通常足夠跑一段時間。
起錯咗會唔會搞亂晒？
不會，改欄位不會弄丟已有資料。真正要小心的只有一項：刪除欄位會連同該欄的內容一起消失。不確定的話先改名或者隱藏，不要直接刪。
Notion 更新頻密（單是 2026 年 7 至 8 月就有九次功能更新），介面位置可能已有改動。做法上的原則變得慢，按鈕位置變得快——如果畫面同這裡寫的不一樣，先按原則找。
如果你想要一套已經配好欄位同流程嘅資料庫，唔使由零起，可以睇下我哋嘅母版。