Notion 與 Excel 分別在哪？機構怎樣選
開班一定有人問這一條，而且多數期待一個「誰勝出」的答案。但真正要問的是：你手上那件事，主要是「計算」還是「追進度」？
問題不是「哪個比較好」
這條問題，我們開班一定有人問，而且多數期待一個「誰勝出」的答案。
但這是兩件不同的工具。Excel 用來計算，Notion 用來記事與管流程。問哪個好，等於問螺絲批和鎚仔哪個好。
真正要問的是：你手上那件事，主要是「計算」還是「追進度」？
Excel 做得好的那些
- 大量計算：公式、樞紐分析、幾萬行數據。這一項 Notion 應付不了。
- 財務與報表：要精準、要對得上數、要日後審計得到。
- 一次性分析：拿一批數據，計完就算。
如果貴機構的會計仍然用 Excel，不要搬。這不是落後，是合用。
Notion 做得好的那些
- 一件事有前因後果：一個客戶有會議、有報價、有跟進——Excel 一行放不下，Notion 一行可以打開變成一整頁。
- 幾樣東西要連起來：任務連客戶、活動連資助、學生作品連科目。
- 文字與資料混在一起：一份教案裡有課文、有工作紙、有反思。
- 要幾個人同時看與改，而且要知道誰改了甚麼。
最實際的分別在這裡：Excel 一格裡放不下一整頁內容，Notion 每一行都可以打開成一頁。這一點聽起來很小，但它決定了你的資料能不能帶著脈絡。
機構應該怎樣選？
- 你是不是經常要問「這件事現在去到哪一步」？是 → Notion。Excel 沒有狀態與負責人的概念，要自己建。
- 你是不是要對數、要算到一元不差？是 → Excel。
- 同一批資料是不是要輸入幾次？是 → 這不是工具問題，是流程問題，兩個工具都救不了，要先整理流程。
多數機構的答案是「兩樣都要」。這個答案是對的——不必二選一。
兩樣一起用，怎樣分工？
我們見過最順的分工是：Notion 做日常運作，Excel 做結算與分析。
日常追客戶、追任務、記會議在 Notion；到月結或年結要計數、要出報表，把需要的資料匯出到 Excel。
Notion 現在也支援把資料庫直接變成 Excel 檔，所以這個交接不像以前那樣麻煩。
今天可以試的一件事
選你手上其中一個 Excel 表，問自己一條問題：這個表裡面，有沒有一格是我很想「打開它看多一點」的？
有——那個表就是適合搬去 Notion 的候選。沒有——留在 Excel，完全沒有問題。
常見問題
現有嘅 Excel 資料搬唔搬得過去？
搬得。Notion 可以匯入 CSV，一個表變成一個資料庫。要留意的是欄位類型——日期、選項、負責人這幾類要匯入後再設定一次，否則會全部變成純文字。建議先搬一個小表試。
Google Sheets 呢？
判斷邏輯一樣：計算與對數用試算表，追進度與管流程用 Notion。Sheets 比 Excel 更方便多人同時編輯，但它仍然沒有「一行打開變成一版」這件事，這是最核心的分別。
全機構轉去 Notion 要幾耐？
不建議「全機構轉」。實際做法是先選一件最花時間的事搬過去，做通了再向外擴。一次過搬全部，通常會變成兩個系統並行、兩邊都不完整。
Notion 更新頻密（單是 2026 年 7 至 8 月就有九次功能更新），介面位置可能已有改動。做法上的原則變得慢，按鈕位置變得快——如果畫面同這裡寫的不一樣，先按原則找。
想知道你哋現時邊幾樣嘢應該留喺 Excel、邊幾樣值得搬，可以把現況告訴我們。