Notion 三個資料庫連起來，才算是一個系統
三個表各自為政，等於「十個抽屜」問題的縮小版——東西明明有記下來，但要找的時候得逐個位置翻。
三個表各自為政，會怎樣？
假設你已經有三個資料庫：客戶、任務、會議紀錄。
看起來很齊全，但實際用起來會撞到這一幕：想知道「這個客戶現在有甚麼任務未做」，要開兩個表逐個找。
這正正就是「十個抽屜」問題的縮小版——東西明明有記下來，但要找的時候得逐個位置翻。
連起來是甚麼意思？
Notion 把這個叫做 關聯（Relation）。意思是：在任務表裡加一欄，指回客戶表。
做法同樣是講一句：「幫我把任務表與客戶表連起來，每個任務可以掛在一個客戶下面。」再來一句：「會議紀錄也連上客戶。」
連起來之後，你打開任何一個客戶——它的會議、任務、報價，全部攤在同一頁。不用四處找，也不用兩邊核對。
哪些應該連，哪些不用？
- 要連：如果你會問「這個 A 有甚麼 B？」——例如「這個客戶有甚麼任務」「這個資助計劃有甚麼活動」「這個學生有甚麼作品」——就要連。
- 不用連：如果兩樣東西由頭到尾都是分開看，連了只會多一欄沒有人填。
機構最常用的三對關聯是：任務 → 客戶／個案、活動 → 資助計劃、會議 → 專案。
連起來之後還可以自動計數
連起來之後可以再走多一步：在客戶那邊自動顯示「未完成任務有多少個」、在資助計劃那邊自動加總「所有活動的參加人數」。
這個功能叫匯總（Rollup）。它的意思是：你不用再手動數。
對機構而言，最實際的用法是寫資助報告——活動連上資助計劃之後，總人數與總時數自動加好，不用年尾逐個活動翻。
最常見的做錯位置
一開始就連太多。看見有這個功能，就把所有表互相連上，結果每個表十幾欄關聯，沒有人填得來，最後全部空白。
我們的建議是一次連一對，用一兩個星期，覺得真的有用才連下一對。
今天可以試的一件事
問自己一條問題：我最近有沒有試過要開兩個地方，才答得到一條問題？
「這個客戶談到哪一步？」「這場活動屬於哪一個資助？」——有的話，那兩個表就是應該連起來的一對。
常見問題
連咗之後可唔可以拆返？
可以，刪除關聯欄位不會刪掉任何一邊的資料，只是失去對應關係。所以試連是低風險的——不合用就拆，兩邊的內容都在。
一個任務可唔可以連兩個客戶？
可以，一個關聯欄位能夠掛多於一項。不過如果你經常需要掛兩三個，通常代表這件事應該再拆細——例如一個「專案」連客戶，任務再連專案，會比任務直接連多個客戶清楚。
關聯太多會唔會拖慢？
日常規模不會。真正令人放棄的不是速度，是欄位太多沒人填。與其擔心效能，不如控制數量——每個資料庫的關聯欄位，能保持在三個以內通常最好用。
Notion 更新頻密（單是 2026 年 7 至 8 月就有九次功能更新），介面位置可能已有改動。做法上的原則變得慢，按鈕位置變得快——如果畫面同這裡寫的不一樣，先按原則找。
如果唔想由零砌關聯，我哋嘅母版已經把常用嗰幾對配好，可以直接用。