Share 了 Notion 給同事，為甚麼他用不到 AI
你檢查了權限三次，沒有錯。他自己的帳戶甚至已經付了費。但就是用不到——因為問題根本不在權限。
情況是這樣的
你把 Notion 連結分享給同事，給足編輯權限。他打得開、改得到字，但一按 AI 按鈕——用不到。
你檢查了權限三次，沒有錯。他自己的帳戶甚至已經付費買了 Notion AI。但就是用不到。
原因不在權限
很多人以為「分享了連結」＝對方甚麼都做得到，包括用 AI。
事實是：Notion 的 AI 功能不是跟頁面權限走，而是跟工作區（workspace）的會籍走。
所以如果你把頁面分享給一位 guest——即是不屬於你這個工作區的人——就算他有編輯權限，也只能手動打字修改，用不到 AI 改寫、AI 摘要這些功能。
即使對方自己的帳戶已經付費也一樣，因為那個 AI 權限鎖在他自己那個工作區，帶不過來你這邊。
Guest 與成員有甚麼分別？
- Guest（訪客）：只看得到你分享給他的那幾頁。不佔用付費席位，所以很多機構用來省錢。代價就是用不到工作區級別的功能，包括 AI。
- Member（成員）：屬於你的工作區，用得到工作區已購買的功能。佔一個席位，要計費。
換句話說：guest 這個設計本身就是「便宜一點但功能少一點」。不是出錯，是設計如此。
那怎麼辦？
- 如果那位同事要長期使用：加他做成員。這是唯一真正的解決方法。
- 如果只是偶爾協作：由工作區內的人先用 AI 處理好，再分享結果。Guest 看與改都可以，只是用不到 AI。
- 如果是外部夥伴：不要期望他用得到你的 AI。這其實也是好事——涉及機構資料的 AI 處理，本來就不應該在你的控制範圍以外發生。
計費之前要知道的一件事
很多機構在這一刻才發現：原來「有多少人要用 AI」才是決定選哪個方案的關鍵，不是「有多少人要看得到」。
只需要看的人可以做 guest，不用付費。真正要計的是要用 AI 的那一批人。
所以排預算之前，值得先分開兩張名單：哪幾位要用 AI、哪幾位只需要看與改。這一步做了，數目通常會小於你原本的估算。
今天可以做的一件事
打開你工作區的成員清單，逐個問：這位同事需要用 AI，還是只需要看得到？
答完之後你就會知道，現在是付多了錢，還是有人一直用得很辛苦。
常見問題
點樣知一個人係 guest 定係成員？
在 Settings 的成員頁面會分開兩張清單，guest 通常會標明可存取哪幾頁。如果對方只看得到你分享過的幾頁、看不到側邊欄其他內容，基本上就是 guest。
加成員一定要即刻計錢嗎？
要，成員按席位計。所以先分清楚誰真的需要 AI 很重要——只需要看和改的人留在 guest，不佔席位。
教育機構有冇特別方案？
Notion 有面向教育的方案，但條件與涵蓋範圍會變動，應以官方定價頁公布的為準。我們不會就個別機構的資格提供意見，建議直接向 Notion 查詢或看官方教育方案說明。
Notion 更新頻密（單是 2026 年 7 至 8 月就有九次功能更新），介面位置可能已有改動。做法上的原則變得慢，按鈕位置變得快——如果畫面同這裡寫的不一樣，先按原則找。
如果想釐清機構要幾多個 AI 席位、邊啲同事做 guest 就夠，可以把團隊情況告訴我們。