Notion 要不要付費？免費版夠不夠用
每次開班都有人問。這一課沒有推銷，只講免費版做得到甚麼、甚麼時候會撞到牆，以及機構應該怎樣計這條數。
免費版做得到甚麼？
先講結論：第一步一分錢都不用付。
免費版開得到戶口、開得到頁面、建得到櫃、複製得到範本。前面四課教的東西，免費版全部做得到。
不要聽人說要先付費才開始——先開一個戶口，用兩個星期再說。
甚麼時候會撞到限制？
免費版的限制不是「功能少」，而是集中在三個位置：
- AI 用量——這是最常撞到的一項。免費版有額度，用得密會用完。
- 團隊一起用——多人協作、權限管理、成員數目，這一塊在付費方案才完整。
- 檔案上載大小——個人使用通常不成問題，但如果要放大量影片或高解像相片，會感覺到。
三項之中，對機構而言真正決定升不升級的，幾乎都是第一與第二項。
AI 是不是必須？
這一條要分開答。
如果你只需要一個整理東西的地方——免費版夠用，可以用很久。
如果你想要一個「聽得懂你說話」的系統——就是第 4 課那五句——那 AI 就是核心，不是附加功能。
分別在哪？沒有 AI，你是自己動手建；有 AI，你講一句，它幫你建好。同一件事，一個要半小時，一個要十秒。
機構應該怎樣計？
這是最多人算錯的一步。
多數機構的做法是「數一數有幾多同事，乘以月費」。但真正要計的不是「有幾多人要看」，是「有幾多人要用 AI」。
只需要看與改的同事，可以用訪客身分，不佔付費席位。這一點的細節在第 9 課會拆開講——那一課也解釋了為甚麼訪客用不到 AI。
所以排預算之前，先分兩張名單：
- 要用 AI 的人——這一批要計。
- 只需要看與改的人——這一批多數不用計。
做完這一步，數目通常會比原本的估算小。
實際價錢要看哪裡？
我們不在這裡列價錢，原因很簡單：Notion 的方案與定價會變，寫死在文章裡只會誤導。
實際數字以 Notion 官方定價頁為準。要留意三項：月費還是年費、AI 是包含還是另計、教育或非牟利有沒有特別安排。
最後一項值得直接向 Notion 查詢，不要靠轉述。
怎樣決定升不升級
一條簡單準則：撞到限制才升級，不要預先升級。
先用免費版跑一至兩個月。如果期間出現以下任何一項，就是時候：
- AI 額度經常在月中就用完。
- 開始有第二、第三位同事需要一起編輯。
- 你發現自己在做重複的手動工作，而那些工作 AI 做得到。
三項都沒有出現——恭喜，繼續免費用。
常見問題
免費版有冇用量限制？
有，主要在 AI 額度與檔案上載。實際數字 Notion 會調整，以官方定價頁為準。日常筆記與建立資料庫多數不會撞到，密集使用 AI 才會。
教育或非牟利機構有冇優惠？
Notion 有面向教育的安排，但條件與涵蓋範圍會變動。我們不會就個別機構的資格提供意見，建議直接向 Notion 查詢，或看官方定價頁上的說明。
升級咗之後可唔可以降返？
可以，方案是按週期計的。所以「先升級試一個月」是低風險的做法——不合用就降回去，資料不會因此消失。
Notion 更新頻密（單是 2026 年 7 至 8 月就有九次功能更新），介面位置可能已有改動。做法上的原則變得慢，按鈕位置變得快——如果畫面與這裡寫的不一樣，先按原則找。
如果想釐清機構實際要幾多個席位、哪些同事用訪客身分就夠，可以把團隊情況告訴我們。